Scannen ist ein wichtiger Vorgang, um Dokumente oder Fotos zu digitalisieren. Auch Pläne und Skizzen können damit in ein digitales Format gebracht werden. Vor allem als Projektmanager oder Marketing-Verantwortlicher benötigt man hochwertige Scans. Diese sind aber nicht immer mit der Werkseinstellung eines Scanners erzielbar. Unterschiedliche Materialien benötigen auch verschiedene Einstellungen des Scanners.
Was ist ein Scan?
Unter einem Scan versteht man das Abbilden oder Kopieren eines Dokuments mithilfe eines Scanners. Es können jedoch auch Oberflächen von Materialien gescannt werden. Das geschieht heute vor allem in der modernen Fertigungsindustrie. In Büros werden hauptsächlich Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente gescannt und somit digitalisiert.
Scans von guter Qualität sind im Marketing sowie im Projektmanagement notwendig. Vor allem das Scannen von Plänen und Skizzen verlangt nach einer guten Qualität des Scans. Für einen qualitativ hochwertigen Scan sind jedoch einige Faktoren zu beachten. Dazu zählen in erster Linie:
- passendes Dateiformat
- richtiger Farbmodus
- geeignete Auflösung
Das passende Dateiformat
Um das richtige Dateiformat zu wählen, müssen Sie wissen, wofür Sie das gescannte Dokument verwenden. Die Scan-Software liest meist Daten aus, um sie für eine Indexierung oder für Workflows zu optimieren. Häufig geschieht dies mit Eingangsrechnungen. Wenn jedoch Texte oder Barcodes ausgelesen werden, müssen diese als PDF-Datei vorliegen.
Zur blossen Versendung oder Ansicht von gescannten Dokumenten gibt es neben den Formaten PDF und PDF/A noch andere Dateiformate. Dazu gehören beispielsweise PNG, JPG oder TIFF. Wenn Sie Dokumente digitalisieren, um sie zu archivieren, sind diese Formate die gängigste Variante.
Der richtige Farbmodus
Die Farbe spielt bei bestimmten Dokumenten eine Rolle. Das gilt zum Beispiel für juristische Dokumente wie Verträge oder Vereinbarungen. Daneben werden oft auch Pläne farbig gekennzeichnet. Dokumente, die in Schwarz-Weiss gescannt werden, verbrauchen jedoch am wenigsten Speicherplatz.
Wenn Sie Dokumente scannen, um sie zu archivieren, reicht in der Regel der Schwarz-Weiss-Modus aus. Das gilt hauptsächlich, wenn Sie sehr viele Dokumente archivieren müssen. Häufig ist dies im Projektmanagement der Fall. Hier entstehen sehr viele Listen und Pläne, die zusammengeführt werden müssen.
Die geeignete Auflösung
Auch die Auflösung spielt bei einem Scan eine wichtige Rolle. Sie ist für die Indexierung sehr bedeutend. Die Auflösung beschreibt die Dichte der Bildpunkte und wird in dpi (dots per inch) angegeben.
Wenn die Auflösung gering ist, können sich leicht Fehler in das Dokument einschleichen. Dann erscheinen gewisse Zeichen undeutlich. Bestimmte Buchstaben wie «i» oder «l» können dann leicht verwechselt werden. Scans in Graustufen oder in Farbe benötigen eine Auflösung von 150 bis 300 dpi. Bei Schwarz-Weiss-Formaten ist eine Auflösung von 300 bis 400 dpi empfehlenswert.
Wofür sind Scans notwendig?
Wie bereits erwähnt, sind Scans vor allem für die Digitalisierung von Dokumenten und Bildern wichtig. In verschiedenen Geschäftsbereichen werden unterschiedliche Dokumente gescannt. Dies verlangt nach variablen Scan-Prozessen.
Im Projektmanagement arbeiten mehrere Teams aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens zusammen. Auch externe Teams sind hier oft involviert. Aus diesem Grund fällt eine Menge Daten an. Diese liegen dann in Papierform sowie in verschiedenen Formaten vor.
Auch im Marketing spielen Scans eine grosse Rolle. Vor allem QR-Codes sind hier sehr beliebt. Viele Unternehmen nutzen diese Codes, um damit die virtuelle mit der realen Welt zu verbinden. QR-Codes müssen jedoch in einer guten Scan-Qualität erscheinen.
Scans durchführen oder durchführen lassen
Sie können Scans entweder selbst vornehmen oder sie vornehmen lassen. Um auf professionelle Qualität zurückzugreifen, empfiehlt sich die Beauftragung eines professionellen Dienstleisters wie der Reprotec AG. Das Unternehmen bietet als Druckerei ein umfangreiches Dienstleistungsangebot an.
Die Druckdienstleistungen erstrecken sich von der Grafik und den Druckvorstufen über Crossmedia bis hin zum Offsetdruck und Planplot. Die Reprotec AG versteht sich dabei als Full-Service-Dienstleister.
Zum umfangreichen Serviceangebot zählen auch das Dialogmarketing sowie die Gestaltung von Plakaten und anderen Werbemitteln. Auch Gruss- und Beileidskarten werden vom Unternehmen hergestellt. Für das Projektmanagement steht die Plotfabrik.com zur Verfügung. Damit können Sie Aufgaben im Projektmanagement an externe Experten auslagern. Das Tool ist derzeit das modernste seiner Art in der Schweiz und Europa.
Druckereiprodukte stellen auch heute noch eine sinnvolle Ergänzung zu digitalen Produkten dar. Das gilt auch im umgekehrten Fall. In erster Linie werden diese Produkte für das Marketing eingesetzt. Flyer, Prospekte und Plakate sind nicht vollständig digital zu ersetzen. Wohl aber können diese Medien parallel in digitaler Form in Erscheinung treten. Sie unterstützen dann Ihre Kampagne im Crossmedia-Bereich.
Der Scan von QR-Codes
Der Scan eines QR-Codes ist eine besonders herausfordernde Angelegenheit. QR-Codes werden heute in vielen Bereichen des Marketings eingesetzt. Es gibt sogar T-Shirts, die damit bedruckt sind. Wird der Code mit einem Smartphone eingescannt, erscheinen auf dem Display bestimmte Informationen. Auch in einigen Supermärkten finden die Codes Anwendung.
Auf Plakaten können QR-Codes ebenfalls eingesetzt werden. Dasselbe gilt für Flyer oder Prospekte. Dort können die Codes mit weiteren nützlichen Informationen versehen werden.
QR-Codes müssen für den Scan passend gestaltet sein. Sie können beispielsweise in unterschiedlichen Farben erscheinen. Dafür muss der Scanner so eingestellt sein, dass die Farbwerte nicht vertauscht werden. Andernfalls ist der Code nicht mehr lesbar.
Zudem ist bereits beim Design des Codes darauf zu achten, wie schnell er eingescannt werden kann. Codes, die einen langen Scanvorgang erfordern, sind nicht benutzerfreundlich und daher unbrauchbar.
Um den Code zu drucken, müssen die Pixel und die Dokumentengrösse genau stimmen. Das erfordert viel Fingerspitzengefühl. Scanner können so eingestellt werden, dass eine Pixelwiederholung möglich ist.
Zudem können QR-Codes auch mit einem Firmenlogo versehen werden. Das ist zumindest bis zu einem gewissen Grad möglich. Der Code selbst kann ebenfalls durch das Design geringfügig verändert werden.
Vom Scan zur Druckerei
Vor allem im Marketing eignen sich digitalisierte Dokumente als Werbemittel für soziale Medien oder für Websites. Daneben können digitalisierte Werbebotschaften auch gedruckt werden. Für kleinere Druckaufträge wird dafür heute der Digitaldruck verwendet. Für hohe Auflagen empfiehlt sich jedoch der Offsetdruck.
Beim Offsetdruck werden mithilfe von Walzen vier Grundfarben aufgetragen. Dank spezieller Chemikalien haften die Farben jeweils an bestimmten Stellen. Danach tragen die Walzen die Farben auf die Druckunterlage auf. Der Offsetdruck wird vor allem für Zeitungen, Magazine, aber auch für Flyer und Broschüren mit einer grossen Auflage verwendet.
Die Reprotec AG: Ihr Partner für Druckerzeugnisse aller Art
Die Reprotec AG in Zug ist eine Druckerei, die bereits in den 1980er-Jahren ins Leben gerufen wurde. Mittlerweile bietet das Unternehmen zahlreiche Dienstleistungen in den Bereichen Druck, Medien und Grafik an.
Im März 2021 hat das Unternehmen einen weiteren Meilenstein gesetzt. Es arbeitet seitdem zu 100 Prozent klimaneutral. Damit leistet die Reprotec AG auch einen wertvollen Beitrag zum Schutz der Umwelt. Kunden können das Klimaneutral-Label zur Kennzeichnung ihrer Produkte nutzen.
Sie benötigen qualitativ hochwertige Druckerzeugnisse oder wollen sich im Bereich Crossmedia etablieren? Dann ist die Reprotec AG der richtige Partner für Sie. Bei Interesse oder Fragen wenden Sie sich einfach über das Kontaktformular an das Unternehmen.
